Chào các bạn, đối với các bạn muốn tự làm hồ sơ du học nước ngoài  mình đã có một bài viết chi tiết hướng dẫn các bạn. Ngoài ra mình cũng đã có một bài viết hướng dẫn tính chi phí du học rất chi tiết và trong đó có một mục là gửi hồ sơ du học cho trường tại Nhật. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết hơn về mức phí gửi hồ sơ và hướng dẫn gửi hồ sơ du học sang Nhật một cách đơn giản nhất.

Xem thêm: Hướng dẫn tự làm hồ sơ du học nước ngoài

Đầu tiên, các bạn muốn gửi hồ sơ đi nước ngoài các bạn cần gửi thông qua các đơn vị chuyển phát. Trước khi hướng dẫn gửi hồ sơ du học sang nước ngoài , tôi sẽ giới thiệu qua cho các bạn về một vài đơn vị làm chuyển phát nhanh uy tín và những quy định chuyển phát cần biết trước khi gửi hồ sơ.

Các đơn vị chuyển phát nhanh hồ sơ du học uy tín

Hiện nay có rất nhiều đơn vị làm dịch vụ chuyển phát nhanh trên cả nước. Tuy nhiên chúng ta có thể phân làm hai loại đơn vị đó là các đơn vị tư nhân và đơn vị nhà nước hay còn gọi là bưu điện.

Các đơn vị tư nhân lớn có thể kể đến như DHL, Sagawa, Viettel, VNPT, TNT, FEDEX … Các bạn có thể vào website của các hãng trên để xem thông tin chi tiết về thời gian cũng như báo giá cụ thể. Có một số đơn vị sử dụng đơn vị tiền là USD các bạn có thể quy đổi thông qu tỉ giá liên ngân hàng nhé, tỉ giá khoảng 1USSD ~ 22.000 VND.

Chuyển phát nhanh qua đường bưu điện: đối với các bạn ở xa và các đơn vị chuyển phát nhanh không ở gần, các bạn có thể chuyển qua đường bưu điện. Nói chung chuyển qua đường bưu điện giá thành sẽ rẻ hơn so với các đơn vị tư nhân nhưng thời gian chuyển hàng chậm hơn một chút.

Quy định chuyển phát nhanh quốc tế 

• Giá tiền chuyển hàng thường được quy định theo trọng lượng của món hàng, nếu hàng cồng kềnh sẽ không tính theo trọng lượng mà tính theo thể tích quy đổi. Thể tích quy đổi sẽ tính theo công thức: trọng lượng (kg) = Thể tích gói hàng (cm3) : 6000
• Chuyển qua đường bưu điện trọng lượng tối đa là 30kg và thời gian chuyển từ 2 – 3 ngày. Nếu chuyển đến vùng xa sẽ có thể mất thời gian lâu hơn.
• Chuyển phát nhanh các hãng tư nhân thường giới hạn gửi trọng lượng 20kg và giá sẽ tình thêm 7USD/kg tiếp theo. Thời gian chuyển hàng tới thành phố là 2 ngày và tối đa 4 ngày ở các vùng xa.
• Ngoài phí chuyển hàng theo bảng giá cước, bạn sẽ phải chịu thêm phụ phí xăng xe. Các hãng tư nhân thường phụ phí xăng xe khoảng 20 – 24% giá trị chuyển phát. Bưu điện phụ phí là 13% tuy nhiên có sẽ có thể có thêm phụ phí vùng xa.
• Nếu bạn muốn có hóa đơn đỏ, bạn sẽ mất thêm 10% giá trị tiền viết hóa đơn.

Như vậy chi phí chuyển phát nhanh sẽ được tính bằng giá chuyển phát nhanh + phụ phí.

Ví dụ: bạn chuyển tài liệu sang cho trường nặng 0,5 kg. Theo bảng tính cước của bưu điện bạn chuyển hàng trong khoảng 0,5 kg theo loại tài liệu bạn sẽ mất cước phí là 377.400 VNĐ. Thường các trường sẽ ở các thành phố và bạn không mất phụ phí vùng xa mà chỉ mất phụ phí xăng xe là 13% = 13% x 377.400 = 49.062 VNĐ và tổng chi phí bạn phải trả khi gửi hồ sơ sang Nhật là 377.400 + 49.062 = 426.462 VNĐ

Gửi chuyển phát nhanh thế nào?

Đối với các đơn vị tư nhân, các bạn có thể gọi vào tổng đài yêu cầu nhân viên chuyển phát nhanh đến tận nơi lấy hàng. Nếu bạn ở quá xa nhân viên chuyển phát không tới lấy bưu kiện được, bạn có thể tới văn phòng của các bên chuyển phát nhanh để gửi. Còn đối với bưu điện, bạn phải tới bưu điện để gửi hàng.

Các thủ tục chuyển bưu kiện khá đơn giản, bạn chỉ cần điền đầy đủ thông tin vào một mẫu chuyển hàng do nhân viên chuyển phát đưa cho. Nếu có gì không hiểu bạn có thể hỏi lại nhân viên chuyển phát để điền chính xác nhất. Sau khi điền xong thông tin, bưu kiện của bạn sẽ được đóng gói và tính trọng lượng. Tùy theo trọng lượng gửi các bạn sẽ phải thanh toán số tiền khác nhau, sau khi thanh toán tiền bạn sẽ được nhận lại một hóa đơn chuyển phát. Như vậy bạn đã hoàn tất thủ tục chuyển hàng.

Chúc các bạn thuận lợi khi gửi hồ sơ du học sang Nhật. Hi vọng bài viết hữu ích với tất cả các bạn!